Politika varstva osebnih podatkov

Vsebina

1. UVOD..
2. Upravljavec osebnih podatkov.
3. Osebni podatki
4. Splošni ukrepi za varovanje osebnih podatkov.

4.1.        Namen obdelave podatkov.

4.2.        Vrste osebnih podatkov.

4.3.        Trajanje hranjenja osebnih podatkov.

4.4.        Dostopnost do osebnih podatkov.

4.5.        Soglasje.

4.6.        Pravice posameznika v zvezi s hrambo osebnih podatkov.

4.7.        Zaveza k zaupnosti in varovanju osebnih podatkov.

4.8.        Oseba zadolžena za varstvo osebnih podatkov.

4.9.        Varovanje osebnih podatkov v spletni pisarni Microsoft Office 365.

4.10.      Brisanje podatkov.

5. Osebni podatki obiskovalcev spletnih mest https://uppg.si/ in https://glavar.uppg.si/.
6. Osebni podatki prosilcev za socialno pomoč po objavljen razpisu.
7. Osebni podatki kandidatov za prejem štipendije po objavljenem razpisu.
8. Osebni podatki aktualnih, nekdanjih štipendistov in štipendistov v mirovanju.
9. Osebni podatki donatorjev dobrin in finančnih sredstev.
10. Osebni podatki kupcev naših storitev in blaga (npr. obiskovalcem plačljivih dogodkov, različnih publikacij,…)
11. Osebni podatki prijavljenih na dogodke, ki jih (so)organiziramo, preko prijavnih obrazcev, objavljenih na naših spletnih mestih.
12. Osebni podatki prijavljenih na e-novice UPPG..
13. Osebni podatki obiskovalcev dogodkov, ki jih (so)organiziramo.
14. Osebni podatki prostovoljcev.

1.   UVOD

Ustanova Petra Pavla Glavarja (v nadaljevanju: UPPG) ceni in spoštuje zasebnost, zato namenja to pravno obvestilo (v nadaljevanju: strankam):

1. obiskovalcem naših spletnih mest https://uppg.si/ in https://glavar.uppg.si/,
2. prosilcem za socialno pomoč po objavljen razpisu,
3. kandidatom za prejem štipendije po objavljenem razpisu,
4. aktualnim, nekdanjim štipendistom, štipendistom v mirovanju,
5. donatorjem dobrin in finančnih sredstev,
6. kupcem naših storitev in blaga (npr. obiskovalcem plačljivih dogodkov, različnih publikacij,…),
7. prijavljenim na dogodke, ki jih (so)organiziramo, preko prijavnih obrazcev, objavljenih na naših spletnih mestih,
8. prijavljenim na e-novice UPPG,
9. obiskovalcem dogodkov, ki jih (so)organiziramo in
10. prostovoljcem.

Zavedamo se, kako pomembno je varovati osebne podatke vseh naših strank. Z vašimi osebnimi podatki ravnamo skladno z veljavnim zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov in s Splošno uredbo EU o varstvu osebnih podatkov (uredba GDPR).

2.   Upravljavec osebnih podatkov

Ustanova Petra Pavla Glavarja je prostovoljna in nepridobitna nevladna organizacija. Poimenovana je po domačinu Komende: Petru Pavlu Glavarju. Njegovi življenjepisci poudarjajo njegovo zavzeto skrb za dušni blagor župljanov, umno gospodarjenje in srčno dobroto.

Člani in prostovoljci UPPG se navdušujemo nad njegovim življenjem in delom. Čeprav je Glavar na komendskem deloval v 18. stoletju, danes prepoznavamo enake potrebe, kot jih je takrat on. Tako je poslanstvo UPPG: krepiti medsebojno solidarnost in sodelovanje, spodbujati razvoj nadarjenosti mladih in nuditi vzpodbudne duhovne in kulturne vsebine.

Upravljalec osebnih podatkov je

Ustanova Petra Pavla Glavarja

Zajčeva cesta 23

1218 Komenda, Slovenija,

e-pošta: info@uppg.si.

3.   Osebni podatki

Osebni podatki so vse informacije, ki se nanašajo na določenega ali določljivega posameznika. Sem sodijo predvsem identifikatorji kot so ime, naslov, podatek o datumu rojstva, identifikacijska številka, elektronski naslov, IP naslov ali drug spletni identifikator, telefonska številka, podatki o lokaciji, podatki o zakonskem stanu ali finančnih razmerah, stanju na bančnih računih, odločbe CSD-ja, zdravstveni podatki in drugi podatki.

4.   Splošni ukrepi za varovanje osebnih podatkov

4.1.        Namen obdelave podatkov

Osebne podatke za namen obdelave in uporabe zbiramo samo v primeru, če se kot uporabnik naših storitev prostovoljno odločite, da nam boste posredovali takšne podatke, ali nam zato dajete izrecno soglasje. V takšnih primerih se strinjate s predmetnimi pogoji uporabe.

Vsi osebni podatki, ki nam jih posredujete, bodo obravnavani zaupno in bodo uporabljeni zgolj v namene, za katere so bili posredovani. Če bo nastala potreba po nadaljnji obdelavi vaših podatkov za drug namen, vas bomo predhodno kontaktirali in zaprosili za vaše soglasje. Vse podatke zbiramo z namenom opravljanja osnovne dejavnosti UPPG, to je izobraževanje, delo z mladimi, štipendiranje in humanitarna pomoč socialno ogroženim osebam. Ker sta pridobivanje in obdelava osebnih podatkov nujna za izvajanje naših dejavnosti, lahko te podatke zbiramo in obdelujemo že na podlagi dejstva, da ste nam nakazali dar, se k nam obrnili s prošnjo za pomoč ali drugače stopili z nami v stik in izrazili zanimanje za naše storitve in dejavnosti.

4.2.        Vrste osebnih podatkov

Ustanova namerno ne zbira vseh zgoraj naštetih osebnih podatkov. Zbiramo samo tiste podatke, ki so nujni za izvajanje dejavnosti, za katero je posameznik dal prostovoljno privolitev/soglasje.

Osebni podatki so lahko pridobljeni tudi na osnovi prostovoljno posredovane prošnje oz. vloge na razpise UPPG-ja.

UPPG v nobenem primeru ne zbira in ne obdeluje osebne podatke, ki bi razkrivali rasno ali etnično poreklo, politično mnenje, versko ali filozofsko prepričanje ali članstvo v sindikatu, in obdelava genetskih podatkov, biometričnih podatkov za namene edinstvene identifikacije posameznika, podatkov v zvezi z zdravjem ali podatkov v zvezi s posameznikovim spolnim življenjem ali spolno usmerjenostjo.

Prostovoljci UPPG pa se lahko z osebnimi podatki spontano srečajo v okviru prostovoljskih dejavnosti. Pri tem je ravnanje po načelu zaupnosti in tajnosti osebnih podatkov za prostovoljce UPPG izrednega pomena.

4.3.        Trajanje hranjenja osebnih podatkov

Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je opredeljeno v soglasju in v »Politiki varstva osebnih podatkov«.

4.4.        Dostopnost do osebnih podatkov

Dostopnost do evidenc z osebnimi podatki (v fizični ali elektronski obliki) je omejena – tehnično in personalno. Način omejenosti je opredeljena v nadaljevanju za vsako skupino uporabnikov posebej.

Osebne podatke UPPG posreduje tretjim osebam samo, če je tako posebej pojasnjeno v soglasju in je za to pridobila soglasje.

4.5.        Soglasje

Soglasje se podaja za vsak namen obdelovanja osebnih podatkov posebej elektronsko ali pisno s podpisom. Osebni podatki se ne smejo nadalje obdelovati tako, da bi bila njihova obdelava v neskladju z nameni, izraženimi v soglasju.

Pri vsakem zbiranju osebnih podatkov posebej, naj si bodo pridobljena elektronsko ali fizično, mora biti napisano:

• da je upravljavec osebnih podatkov UPPG,
• kontaktni podatki upravljavca osebnih podatkov,
• namen obdelave osebnih podatkov,
• vrsta potrebnih osebnih podatkov,
• rok za izbris oz. uničenje osebnih podatkov,
• splošni opis varovanja, lahko tudi s spletno povezavo na »Politiko varstva osebnih podatkov«.

V kolikor se soglasje podaja za mladoletno osebo, je podpisnik njegov zakoniti zastopnik.

4.6.        Pravice posameznika v zvezi s hrambo osebnih podatkov

Kot posameznik ste v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov upravičeni od UPPG kadarkoli zahtevati:

• dostop do oz. kopijo vaših osebnih podatkov in informacij v zvezi z našo uporabo in obdelavo vaših osebnih podatkov,

• popravek ali izbris (»pravica do pozabe«) vaših osebnih podatkov,

• omejitev obdelave vaših osebnih podatkov,

• prenos osebnih podatkov k drugemu upravljavcu osebnih podatkov,

• ugovor v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov in

• umik privolitve o obdelavi vaših osebnih podatkov, kjer je podlaga za obdelavo osebnih podatkov vaše soglasje.

Svojo zahtevo v zvezi z navedenimi pravicami nam lahko pošljete na naš naslov. Po prejemu zahteve v zvezi s pravicami posameznika, se posamezniku informacije o ukrepih UPPG-ja zagotovijo brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v enem mesecu po prejemu zahteve.

Dostop do lastnih osebnih podatkov in uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno. Kadar so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali pretirane zlasti ker se ponavljajo, lahko UPPG zaračuna razumno pristojbino ali zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevo.

V primeru uveljavljanja pravic iz tega naslova bo UPPG od posameznika zahtevala določene informacije, ki nam bodo pomagale pri potrditvi posameznikove identitete, kar je le varnostni ukrep, ki zagotavlja, da se osebni podatki ne razkrijejo nepooblaščenim osebam.

V primeru, da posameznik meni, da so njegove pravice kršene, se lahko za zaščito ali pomoč obrne na nadzorni organ oz. na informacijskega pooblaščenca: gp.ip@ip-rs.si ali poišče informacije na spletni strani: www.ip-rs.si.

4.7.        Zaveza k zaupnosti in varovanju osebnih podatkov

Integriteta UPPG je tesno povezana z ravnanjem z osebnimi podatki naših uporabnikov, prejemnikov pomoči, prostovoljcev, donatorjev in študentov. Zato se vsak prostovoljec/-ka pred začetkom prostovoljskega dela seznani in podpiše »Zavezo k zaupnosti in varovanju osebnih podatkov«. Zaveza velja ves čas prostovoljstva.

V njej je določeno, da prostovoljec/prostovoljka:

• varuje vsakovrstne osebne podatke kot zaupno informacijo, do katere tretje osebe nimajo pravice, ne dostopa,
• upošteva navodila o oblikovanju in uporabi spletnih gesel spletne pisarne UPPG (Microsoft Office 365),
• na podlagi prijaviteljevih oz. prosilčevih osebnih podatkih razpravlja izključno na srečanjih delovnih teles UPPG in to samo v času postopka razpisa,
• hrani elektronsko in pisno dokumentacijo o prostovoljcih, uporabnikih, donatorjih in štipendistih na način maksimalne varnosti, v skladu z določili »Politike varstva osebnih podatkov«,
• sporoči predsedniku uprave vsakršno uhajanje osebnih podatkov tretjim osebam,
• vsakršno zahtevo po razkritju osebnih podatkov tretjim osebam naslovi predsedniku uprave.

4.8.        Oseba zadolžena za varstvo osebnih podatkov

Uprava na svoji prvi konstitutivni seji mandata s sklepom imenuje izmed članov uprave osebo, ki jo zadolži za varstvo osebnih podatkov vseh strank. Ta oseba praviloma opravlja tudi naloge tajnika/-ca.

Za kvalitetno opravljanje svojih nalog, je tej osebi omogočen dostop do vseh osebnih podatkov in dejanj obdelave.

Naloge osebe zadolžene za varstvo osebnih podatkov so:

• Spremljanje, da se vsi osebni podatki ustrezno zbirajo, obdelajo in uničijo.
• Skrbi, da so vsi prostovoljci vsaj enkrat letno opozorjeni na pomen in način varovanja osebnih podatkov v upravljanju UPPG.
• Obravnavanje morebitnih zahtev iz 4.5 točke tega dokumenta.
• Spremljanje skladnosti tega dokumenta s Splošno uredbo in nacionalnim pravom, vključno z dodeljevanjem nalog v zvezi z varstvom osebnih podatkov.
• Po potrebi sodelovanje z Nadzornim svetom UPPG.

4.9.        Varovanje osebnih podatkov v spletni pisarni Microsoft Office 365

Okolje v oblaku Microsoft Office 365 je zaščiteno z geslom in stopnjo nadzora glede na profil uporabnika.

Vsak uporabnik (prostovoljec) ima svoje geslo za dostopanje do posameznih elektronskih storitev/orodij v oblaku. Posojanje gesel in uporaba skupinskih gesel je prepovedana.

Pri generiranju oziroma določanju gesel je mora prostovoljec spoštovati naslednja pravila:

• gesla morajo biti dolžine minimalno 8 znakov ali ustrezno daljša, v kolikor je to določeno za posamezno uporabniško rešitev;
• gesla ne smejo vsebovati smiselnih alfanumeričnih zaporedij znakov (npr. 123456, abcdefg…);
• gesla morajo biti kvalitetna (ustrezne dolžine, velike in male črke, številke, lahko tudi posebni znaki);
• gesla naj ne bodo ciklična in naj se ne ponavljajo iz predhodnih obdobij;
• uveljavljeno mora biti obvezno redno spreminjanje gesel (najmanj na 6 mesecev);
• začetna gesla se ob prvi prijavi spremenijo;
• gesla, ki jih je generiral zunanji dobavitelj, je potrebno takoj spremeniti ob prvi uporabi v produkcijskem okolju;
• uporabniško ime ne sme kazati posebnih pooblastil uporabnika.

Pri ravnanju z gesli je treba obvezno spoštovati napotke:

• oseba, ki dodeljuje gesla, jih mora obravnavati zaupno, preprečiti mora možnost nepooblaščenega vpogleda in jih posredovati na varen način;
• prostovoljcem mora biti omogočeno, da kadarkoli spremenijo svoje uporabniško geslo;
• geslo ne sme biti nikdar prikazano na zaslonu;
• gesla morajo biti obvezno shranjena v šifrirani obliki;
• gesla se ne smejo lepiti na monitor ali shranjevati pod tipkovnico;
• vsak prostovoljec mora imeti svoje uporabniško ime in geslo izključno za osebno rabo;
• geslo je potrebno hraniti na način, ki drugi osebi popolnoma onemogoči možnost vpogleda;
• vsak prostovoljec je odgovoren za zaupnost gesla in ga ne sme v nobenem primeru zaupati drugi osebi;
• v nobenem primeru prostovoljec ne sme izdati svojega gesla drugemu prostovoljcu;
• gesel s skupinskim dostopom do spletnih orodij se ne oblikuje;
• v primeru razkritja gesla ali suma razkritja gesla mora to nemudoma sporočiti osebi zadolženi za varstvo podatkov v spletni pisarni in predsedniku uprave.

Vpogled in upravljanje osebnih podatkov so dovoljeni minimalnemu številu prostovoljcev, ki se zaradi izvajanja prostovoljske dejavnosti morajo z osebnimi podatki srečati. Prostovoljec, ki ni podpisal »Zaveze k zaupnosti in varovanju osebnih podatkov« se ne sme srečevati z osebnimi podatki v hrambi UPPG.

4.10.   Brisanje podatkov

Tiste osebne podatke, ki jih UPPG obdeluje na podlagi osebne privolitve posameznika, bo UPPG hranila do preklica te privolitve oziroma do zahteve do izbrisa. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja, v vsakem primeru pa v enem mesecu po prejemu zahteve. UPPG lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih.

Izjemoma lahko UPPG zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe, kot jih našteva:

• uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja,
• izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave,
• razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja,
• nameni arhiviranja v javnem interesu,
• znanstveno ali zgodovinsko-raziskovalni nameni ali statistični nameni,
• izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov.

5.   Osebni podatki obiskovalcev spletnih mest https://uppg.si/ in https://glavar.uppg.si/

Domena uppg.si uporablja piškotke.

Piškotki so majhne datoteke z besedilom, ki jih spletne strani uporabljajo zato, da so izkušnje uporabnikov učinkovitejše. Gre pravzaprav za shranjevanje vaših nastavitev za spletno stran, kot je npr. naslov, izbira želenega jezika. Piškotki torej omogočajo,  da stran prikaže informacije prilagojene vašim potrebam. Informacija je lahko shranjena samo v primeru, če to omogočite vi – spletne strani ne morejo pridobiti pristopa informacijam, če ga vi niste odobrili, prav tako ne morejo pristopiti drugim datotekam na vašem računalniku ali mobilni napravi.

Nujno potrebni piškotki

Omogočajo uporabo nujno potrebnih komponent za pravilno delovanje spletne strani. Brez teh piškotov servisi, ki jih želite uporabljati na tej spletni strani, ne bi delovali pravilno (npr. prijava na predavanje, branje, foto galerija, ogled posnetkov, …). Teh piškotkov obiskovalec ne more izklopiti.

Domena uppg.si uporablja te piškotke:

Ime piškotka	Opis	Veljavnost
wordpress_test_cookie	Uporabljajo ga spletna mesta, ustvarjena z WordPressom, da preverijo, ali ima brskalnik omogočene piškotke.	Poteče po zaključku obiska
csrf_token	Preprečuje hekerske in zlonamerne vdore.	Poteče po 29 dneh.
TERMLY_API_CACHE	Uporablja se za shranjevanje obiskovalčeve izbire  soglasja z namenom preprečevanja pojavnosti pasice za soglasje.	Poteče po 1 letu.
_ga (Google Analytics)	Beleži določen ID, ki se uporablja za pridobivanje podatkov o obiskovalčevi uporabi spletnega mesta.	Poteče po 1 letu, 1 mesecu in 4 dni
_ga_# (Google Analytics)	Uporablja se za razlikovanje posameznih obiskovalcev z dodelitvijo naključno generirane številke kot identifikatorja obiskovalca, kar omogoča izračun obiskov in sej.	Poteče po 1 letu, 1 mesecu in 4 dni
s7 (Adobe Analytics)	Zbira podatke o uporabi spletnega mesta in vedenju uporabnikov na njem.	Poteče po zaključku obiska

Analitični piškotki

Potrebujemo jih za spremljanje obiska in vedenje na spletnem mestu z namenom izboljševanja uporabniške izkušnje. Na podlagi zbranih podatkov ni mogoča identifikacija uporabnikov, zbrani podatki pa se uporabljajo izključno za statistične namene. To spletno mesto uporablja puiškotke Google Analytics in Adobe Analytics.

Tržni piškotki

Ti piškotki zbirajo podatke o vaših obiskih spletnih strani. Tovrstne piškotke najpogosteje uporabljajo oglaševalska in družabna omrežja (tretje strani) z namenom, da vam prikažejo bolj ciljane oglase, omejujejo ponavljanje oglasov ali merijo učinkovitost oglaševalskih akcij. Tovrstni piškotki lahko omogočajo sledenje vašim akcijam na spletu. Namen je prikazovanje oglasov, ki so primerni in zanimivi za posameznega uporabnika.

Nameščeni piškotki

Katere piškotke spletno mesto uppg.si trenutno uporablja lahko ugotovite s klikom na prvo ikono levo od naslova spletne strani. Npr.:

Microsoft Edge

Chrome

 Soglasje za uporabo piškotkov

Domena uppg.si obiskovalcu za podajanje soglasja za uporabo piškotkov na spletni strani ponudi soglasje orodja Termly – https://termly.io.

Onemogočenje piškotkov

Večina spletnih brskalnikov samodejno sprejme piškotke. V nastavitvah brskalnika lahko piškotke, razen nujnih kadarkoli izklopite. Informacije o nastavitvah za piškotke v posameznih brskalnikih so na voljo na spodnjih povezavah:

• Chrome
• Firefox
• Internet Explorer = Microsoft Edge
• Opera
• Safari

6.   Osebni podatki prosilcev za socialno pomoč po objavljen razpisu

Pri prijavi na javni razpis socialne pomoči Ustanovi prosilec v svojem lastnem interesu in prostovoljno posreduje svoje osebne podatke ali osebne podatke osebe v svojem okolju, ki je v izraziti materialni in denarni stiski.

Vrste osebnih podatkov so opredeljene v razpisu.

Prošnje se oddajo z vsemi zahtevanimi pogoji v pisni obliki:

1. na sedež Ustanove: UPPG, Zajčeva 23, 1218 Komenda. Na kuverto pripišite: Odbor za dodeljevanje socialne pomoči ali
2. na elektronski naslov: info@uppg.si.

Prošnja bo obravnavana v skladu s Pravilnikom o dodeljevanju pomoči občanom Občine Komende (28. 12. 2018):

Aktivnost	Oseba z dostopom do osebnih podatkov
Prošnjo elektronsko arhivira v spletno mesto Odbora za dodeljevanje socialne pomoči v okolju spletne pisarne UPPG (Microsoft Office 365)	predsednik uprave
Odločanje o prošnji na seji OdboraGradivo ni posredovano po elektronski pošti, ampak je članom Odbora predočeno na seji v fizični obliki.	člani Odbora za dodeljevanje socialne pomoči (3 člani)
Sestavi se zapisnik seje Odbora V zapisniku se navedejo naslednji osebni podatki prosilca: ime in priimek, naslov stalnega bivališča, datum rojstva, kolikokrat je bila prošnja že vložena, vrste prilog, morebitni napotek prosilcu glede pomoči drugih vrst ali organizacij. V zapisniku se opredeli posamezno prošnjo z: »odobri«, »delno odobri«, »zavrne«, »se pozove k dopolnitvi«. Zapisnik se hrani trajno.	zapisnik sestavi: predsednica Odbora za dodeljevanje socialne pomočidostop do zapisnika: člani Odbora za dodeljevanje socialne pomoči
Prošnjo se z vsemi prilogami hrani do 5 dneva po seznanitvi prosilca z odločitvijo Odbora. Če Nadzorni svet v teh dneh prejme pritožbo, se trajno uničenje prošnje preloži do odločitve Nadzornega sveta.	prosilce obvešča: predsednica Odbora za dodeljevanje socialne pomočitrajno uničenje prošnje: predsednik uprave
Nadzorni svet lahko od Odbora zahteva v pregled prošnjo s prilogami, zapisnik seje in druge dokumente, ki so morebiti nastali v procesu njegovega odločanja.	dokumente posreduje: predsednica Odbora za dodeljevanje socialne pomočidokumente prejme:predsednik Nadzornega sveta
Odločanje o pritožbi na seji Nadzornega sveta Članom Nadzornega sveta gradivo ni posredovano po elektronski pošti, ampak jim je predočeno na seji v fizični obliki. Sestavi se zapisnik seje v obliki dokončne odločitve. Članom gradiva ni dovoljeno fotografirati ali ga kako drugače odtujiti.	člani Nadzornega sveta (3 člani)
Z odločitvijo se seznani predsednico Odbora, predsednika uprave in pritožnika.	obvešča: predsednik Nadzornega sveta
V primeru, da je Nadzorni svet odločil, da se prošnji ne ugodi, se prošnjo z vsemi prilogami uniči.	predsednik uprave
Po pridobitvi originalnih položnic se sestavi nalog za plačilo s podatki iz položnic.	komunikacija s prosilcem: predsednica Odbora za dodeljevanje socialne pomočiplačilni nalog sestavi:predsednik uprave

Ko je odločitev Odbora za dodeljevanje socialne pomoči oz. Nadzornega sveta v obravnavi prošnje dokončna, se prejeti dokumenti uničijo in izbrišejo. Trajno se hranijo samo zapisniki sej.

7.   Osebni podatki kandidatov za prejem štipendije po objavljenem razpisu

Pri prijavi na javni razpis štipendij prosilec v svojem lastnem interesu in prostovoljno posreduje svoje osebne podatke.

Prijava bo obravnavana v skladu s Pravilnikom o štipendiranju mladih občanov Komende  (11. 11. 2024).

Prijave se oddajajo samo po pošti, na naslov sedeža UPPG.

Odbor za dodeljevanje štipendij (4 člani) prošnje odpira in obravnava na seji. Članom gradiva ni dovoljeno fotografirati ali ga kako drugače odtujiti.

Zapisnik seje Odbora vsebuje te osebne podatke kandidatov: ime in priimek, naslov stalnega bivališča, seznam prilog, izobraževalna ustanova, program in letnik izobraževanja, število doseženih točk po merilih za dodelitev štipendije. V primeru več vlog za isto vrsto štipendij, se v zapisnik prejemek na družinskega člana ne zapiše, a se ga upošteva pri odločanju. Zapisnik Odbora se hrani trajno.

Zapisnik vsebuje sklep Odbora, ki ga uprava (5 članov) lahko potrdi ali zavrne. Zapisnik uprave se hrani trajno.

Ko je odločitev uprave oz. Nadzornega sveta (3 člani) v obravnavi prijave dokončna, se prejeti dokumenti uničijo.

8.   Osebni podatki aktualnih, nekdanjih štipendistov in štipendistov v mirovanju

Uporabo osebnih podatkov aktualnih štipendistov se uredi v pogodbi o štipendiranju.

Trajno se hranijo osebni podatki: ime in priimek, datum rojstva, telefonska številka, elektronski naslov, naslov stalnega bivališča in naziv študija.

9.   Osebni podatki donatorjev dobrin in finančnih sredstev

Ravnanje s poslovni podatki donatorjev je opredeljeno v donatorski pogodbi.

Ker sta pridobivanje in obdelava osebnih podatkov nujna za izvajanje naših dejavnosti, lahko te podatke zbiramo in obdelujemo že na podlagi dejstva, da ste nam nakazali dar. UPPG vodi interno bazo donatorjev.

Za komunikacijo z javnostjo z imeni donatorjev – pravnih in fizičnih oseb pridobimo za vsak primer posebej ustrezno soglasje. Enako velja tudi za uporabo logotipov.

Če pogodba o sofinanciranju določa, da moramo oddati finančna poročila, skupaj z bančnimi dokazili imena donatorjev anonimiziramo.

10.         Osebni podatki kupcev naših storitev in blaga (npr. obiskovalcem plačljivih dogodkov, različnih publikacij,…)

Za izstavitev ustrezne finančne dokumentacije (predračuni, podatki za vplačilo, računi, potrdilo o vplačilu) uporabljamo določene osebne podatke, podatke o poslovnih subjektih.

Če pogodba o sofinanciranju določa, da moramo oddati finančna poročila, skupaj z bančnimi dokazili imena kupcev anonimiziramo.

11.         Osebni podatki prijavljenih na dogodke, ki jih (so)organiziramo, preko prijavnih obrazcev, objavljenih na naših spletnih mestih

Pri prijavi na naše dogodke se odda osebne podatke: ime in priimek in e-naslov.

Dani elektronski naslov uporabljamo izključno za obveščanje o dogodku in o programu. Ne zaupamo ga tretjim osebam.

Ob prijavi je vsakokrat možnost, da se hkrati prijavi tudi na e-novice UPPG.

12.         Osebni podatki prijavljenih na e-novice UPPG

UPPG na svoji spletni strani uporablja storitev MailChimp za prijavo in za pošiljanje e-novic.

UPPG osebne podatke (ime in priimek in e-naslov) uporablja za občasno obveščanje o svojih dejavnostih, pridobivanje in vodenje donacij, trženje lastnih storitev ali izdelkov in pošiljanje vabil na dogodke, za kar je prijavljeni podal izrecno privolitev. UPPG osebnih podatkov ne bo posredovala drugim družbam za komercialne ali nekomercialne namene.

V skladu s to privolitvijo se bodo vaši osebni podatki (ime in priimek, e-naslov) hranili do preklica. Svoje soglasje kadarkoli umaknete s klikom na povezavo ODJAVA, ki se bo nahajala v vsaki prejeti e-pošti. Svojo zahtevo nam lahko pošljete tudi na naslov: Ustanova Petra Pavla Glavarja, Zajčeva cesta 23, 1218 Komenda ali na elektronski naslov: info@uppg.si.

Prijavljeni ima pravico do vseh »Pravic posameznika v zvezi s hrambo osebnih podatkov« opredeljenih v tem dokumentu.

13.         Osebni podatki obiskovalcev dogodkov, ki jih (so)organiziramo

Za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih UPPG-ja, kot so koncerti, pohodi, srečanja, izobraževalni dogodki in podobno, v spletni obliki ali v živo, lahko UPPG tak dogodek delno ali v celoti snema oziroma fotografira in s posebnimi programi material uredi in objavi na svojih spletnih straneh, tiskovinah, portalu občine Komende, Mojaobcina.si in v družabnih omrežjih v upravljanju UPPG-ja.

Obvestilo o tem, da bo dogodek sneman oziroma fotografiran, se zapiše na vabilo, prijavni obrazec oziroma na (elektronsko) obvestilo o dogodku. V spletnih objavah se navede tudi namen snemanja oziroma fotografiranja. Na ta način se šteje, da so udeleženci oziroma obiskovalci obveščeni o snemanju oziroma fotografiranju javnega dogodka.

V primeru snemanja spletnega dogodka v živo se pred začetkom udeležence opozori, da se dogodek snema in pojasni, v kakšnem obsegu se bo snemal. Pove se tudi, za kaj se bo posnetek uporabljal oz. kje bo javno objavljen.

V primeru snemanja in fotografiranja dogodka v živo je pred vstopom na prostor na vidnem mestu postavljena posebna opozorilna tabla z naslovom »Fotografiranje in snemanje dogodka«, s pripisom: »Z udeležbo na dogodku se strinjate, da se lahko fotografije in posnetki, na katerih se pojavite, uporabijo pri poročanju v tiskanih ali elektronskih medijih o dejavnostih Ustanove Petra Pavla Glavarja.«

Kadar je to bolj primerno (ob dogodkih z manjšim številom udeleženih, dogodkih, ki niso odprti za javnost, udeleženci pa utemeljeno pričakujejo večjo stopnjo zasebnosti), se snemanje oziroma fotografiranje ustno napove in udeležencem pusti možnost, da izrazijo svojo voljo glede zajema njihove podobe s kamero.

14.         Osebni podatki prostovoljcev

Za potrebe vodenja prostovoljskega dela in spodbujanja kulture prostovoljstva pri prostovoljcih zbiramo naslednje osebne podatke: ime in priimek, naslov bivanja, rojstni dan, elektronski naslov, telefonsko številko.

Ti podatki se hranijo v spletni pisarni uprave Ustanove trajno oz. do pisnega preklica. Podatke lahko ureja samo tajnik uprave ali oseba, ki skrbi za vzdrževanje prostovoljske kulture v Ustanovi. Vpogled v osebne podatke prostovoljcev imajo vsi člani uprave UPPG.

Kontaktni podatki prostovoljcev (ime in priimek, e-naslov, telefonska številka) so dostopni prostovoljcem UPPG za namen komunikacije o organizaciji, izvedbi in evalvaciji prostovoljskih akcij. Dostopnost do teh podatkov za prostovoljce UPPG ni splošna, ampak se posredujejo po potrebi glede na prostovoljsko delo.

Ustanova za potrebe poročanja o opravljenem prostovoljskem delu, zbirnem poročilu ministrstvu, poslovnem poročilu zbira tudi število opravljenih prostovoljnih ur po posamezniku, področju in po vrsti prostovoljskega dela. V poročilih so vsi podati predstavljeni kot zbir (seštevek) ur in so tako anonimizirani.

Podatki o opravljenih prostovoljskih urah se zbirajo poimensko na posebnem obrazcu.

Vpogled do osebnih poročanj ima samo predsednik uprave UPPG. Te podatke uprava hrani trajno oz. do pisnega preklica. Podatke lahko ureja samo predsednik uprave.

Zadnja spremba: ____12. 12. 2024_______